معرفی رشته کارشناسی مدیریت امور دفتری
مقدمه:
دفاتر روسای سازمانها و موسسات و شرکت ها ، سازمانها و ادارات از جمله مهمترین مراکز و دوایر هر سازمان محسوب می-شوند. این قبیل دفاتر اولین واحد اداری است که مخاطبین مراجعه می نمایند.
مراجعه بسیاری از افراد برای هر سازمان یا موسسه همراه با منافعی است و لذا هر گونه ضعف در نحوه و چگونگی رویارویی و پاسخگویی و پذیرایی آنان می تواند برای سازمان خساراتی به همراه داشته باشد. از آنجا که کارکرد اغلب سازمان ها و شرکتها انتفاعی می باشد ، به کارگیری کارکنان متخصص و حرفه ای برای پاسخگویی و در نهایت سودآوری سازمان ها امری عقلائی و ضروری است. لذا شایسته است مدیران دفاتر و حوزه¬های ریاست موسسات و سازمانها علاوه بر صلاحیت¬های عمومی و سازمانی، نسبت به مهارت ها و دانش مورد نیاز این حرفه اشراف داشته تا از این طریق، ضمن ارتباط گیری مناسب و هدفمند با ارکان سازمان خود ، با سایر سازمان ها و موسسات مرتبط نیز تبادل نظر نموده، دستیابی به اهداف سازمان را محقق می¬نماید.
تعريف و هدف:
رشته تحصیلی کارشناسی مدیریت امور دفتری باید خلاء نیروهای حرفه ای و کار آشنای این حوزه مهم کاری در سطح کشور را پر کرده ، و این پست سازمانی حساس بازوی پر توان مدیران در سطوح مختلف در سراسر کشور باشند.
ضرورت و اهميت:
ضرورت و اهمیت این شغل و حرفه به ضرورت و اهمیت خدمات موسسات و سازمان ها و شرکت بر می¬گردد. هر چه مأموریت سازمان و موسسه موثرتر و بیشتر مورد نیاز جامعه باشد ، حرفه مدیران دفاتر سازمانها و ادارات نیز از اهمیت بیشتری برخوردار است.
بدان جهت که ماموریت اصلی این حرفه برقراری ارتباط مناسب بین مدیران و خدمت گیرندگان می باشد و از سویی ایجاد ارتباط موثر با ارکان سازمان و سازمان های مرتبط از دیگر وظایف این شغل محسوب می شود ، بنابراین تربیت و به کارگیری نیروهای متخصص و حرفه ای از نیازهای اصلی هر سازمان به حساب می آید.
قابليت ها و مهارت‌هاي مشترك دانش آموختگان :
الف - گزارش نويسي و مستند سازي
ب - ارائه گزارش نتايج كار و جريان فعاليت ها (Presentation)
پ - انجام كار گروهي
ت - طبقه بندي و پردازش اطلاعات
ث - بهره گيري از رايانه
ج - برقراري ارتباط موثر در محيط كار
چ - سازماندهي و اداره كردن افراد تحت سرپرستي و آموزش آنها
ح - خودآموزي و يادگيري مستمر در راستاي بالندگي شغلي
خ - ايجاد كسب و كارهاي كوچك و كارآفريني
د- رعايت اخلاق حرفه اي و تنظيم رفتار سازماني
ذ - اجراي الزامات بهداشت، ايمني و محيط زيست (HSE)
ر - تفكر نقادانه و اقتضايي
ز - خلاقيت و نوآوري
قابليت‌ها و توانمندي‌هاي حرفه‌اي دانش آموختگان :
- ایجاد ارتباط موثر با مراجعین حضوری و غیر حضوری مدیران و سازمانها.
- تقسیم کار و ارجاع وظایف سازمانی طبق دستورات مدیران و برحسب مقررات
- آشنایی با برنامه ریزی سازمانی و بودجه ای
- بهره برداری و استفاده از سیستم های اطلاعاتی مدیریت
- تهیه گزارش های اداری ،مالی و محرمانه
- تهیه صورتجلسه و تفکیک موارد مصوب هر یک از دوایر
- ابلاغ سیاست ها و دستورات ادارات تابعه
- اخذ گزارش از مدیران و ادارات تابعه
- تلخیص نامه ها و گزارشات جهت ارائه به مدیریت عالی سازمان
- بهره گیری بهینه از زمان و فرصت ها برای وقت مدیران
- اولویت بندی برنامه های مدیریتی
- کاهش استرس در حوزه ، دفتر و سازمان
مشاغل قابل احراز:
ـ مدیر دفتر ریاست سازمان
ـ مسئولین دفاتر واحدهای اداری و سازمانی
ـ مسئولین دفاتر زیر مجموعه های اداری و سازمانی
ترم اول :
كاربيني
یک درس از دروس "مبانی نظری اسلام "
اصول و مراحل برنامه ریزی
آمار کاربردی
مکانیزاسیون امور اداری ودفتری
مکالمه تخصصی به زبان انگلیسی
مستند سازی
پدافند غیرعامل
روانشناسی کار
ترم دوم :
یک درس از دروس "انقلاب اسلامی "
مکاتبات اداری به زبان انگلیسی
اصول و فنون مذاکره
تشکیلات ،روشها و چارت سازمانی
مدیریت استرس
جامعه شناسی سازمان ها
تحقیق در عملیات
تشریفات اداری
کارورزی 1
ترم سوم :
یک درس از دروس "تمدن تاریخ اسلامی"
مدیریت منابع انسانی (بالندگی شغلی در سازمان ها)
تربیت بدنی 2
افکارسنجی مشتری
رسانه شناسی دیجیتال
ارتباطات موثر سازمانی
سیستم های اطلاعاتی مدیریت
چارچوب های استقرار اسناد راهبردی
تصمیم گیری و تصمیم سازی در سازمان
ترم چهارم :
یک درس از دروس " منابع اسلامی "
مستند سازی اسناد، گزارش ها و گردش کار
تنظیم تفاهم نامه ها
فناوری های نوین در حوزه اداری
تنظیم گزارشات توجیهی و محرمانه
طراحی فرآیند عملیات در سازمان ها
فنون مذاکرات اداری
مسائل شناسی در سازمان ها
كارورزي 2